Portail RH et Dolibarr : constituer le dossier d’embauche sans saturer la boîte mail

Chaque embauche recommence le même chantier : une checklist Excel, des e-mails avec dix pièces jointes, un NIR qui circule trop large, parfois une RQTH dans le même fil que le RIB… et personne ne sait si le dossier est vraiment complet.

OrbitraHub propose un Portail RH white-label : vous invitez le candidat, il constitue son dossier, vous suivez la complétude — les fichiers rejoignent votre Dolibarr, pas un coffre OrbitraHub.

Le problème n’est pas « avoir un formulaire en ligne »

Les outils génériques collectent des fichiers. Le vrai coût RH est ailleurs :

Guider le candidat (champs et pièces selon le poste)
Séparer le canal recrutement du canal handicap
Relancer sans ressaisir, refuser une pièce avec un motif clair
Limiter ce que la plateforme conserve hors de votre SI
Documenter l’information des personnes (art. 13) et les événements

Sans moteur de dossier, ce travail reste fragmenté entre messagerie, Drive et ERP.

Ce que fait le Portail RH OrbitraHub

Invitation par e-mail : lien opaque + OTP (pas de compte candidat à provisionner)
Parcours guidé : identité, situation, coordonnées, poste, pièces, situation de handicap, récapitulatif
Pack métier (ex. dossier d’embauche Fonction publique hospitalière) avec overrides pièces par poste
Upload contrôlé (types MIME, antivirus) puis push vers l’ECM Dolibarr / SuiteCRM et purge du temporaire
Canal handicap isolé : le référent n’est notifié que s’il y a un dépôt sur ce canal
Relances et refus : templates e-mail RH (invitation, OTP, manquants, pièce refusée, alerte soumission staff)
Conformité : OrbitraHub sous-traitant (art. 28), mentions générées depuis le pack, journal, rétention minimale

L’ERP / ECM reste source de vérité pour les pièces. OrbitraHub orchestre le dossier et journalise ; il ne se substitue pas à votre SIRH.

Pour qui ?

Établissements et entreprises déjà sous Dolibarr (ou SuiteCRM) qui recrutent régulièrement
Services RH / recrutement qui veulent un parcours candidat propre et traçable
DSI / DPO qui exigent une formulation honnête (sous-traitance, pas de promesse HDS sur le médical)

Exemples concrets

Situation	Traitement typique
Première embauche FPH	Pack checklist + pièces (état civil, RIB, diplômes, AFGSU…)
Poste avec pièces spécifiques	Overrides « par métier » en console
Candidat avec RQTH	Canal isolé référent handicap
Scan illisible	Refus motivé + e-mail candidat pour redéposer
Dossier soumis	Alerte staff sans pièces en pièce jointe e-mail

Confidentialité et conformité

Les données d’embauche sont personnelles ; certaines pièces sont sensibles. OrbitraHub agit en sous-traitant : rétention minimale des fichiers après dépôt dans votre SI, journal des événements, possibilité de purge selon le cycle de vie du dossier.

Le médical (vaccins, imagerie…) reste hors portail — pour ne pas étendre le traitement aux données de santé au sens HDS. Le cloisonnement RQTH en V1 repose sur les habilitations de votre SI (formulation honnête), pas sur une promesse de « coffre-fort » certifié L.103.

Comment démarrer

Activer le module Portails / RH dans la console OrbitraHub
Créer un portail de type RH et associer le pack (ex. rh-fph)
Lier le connecteur Dolibarr (ECM) et renseigner les destinataires RH / handicap
Personnaliser les templates e-mail catégorie RH si besoin
Envoyer une invitation test, puis industrialiser (import CSV / XLSX)

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FAQ courte

Faut-il créer le candidat dans Dolibarr pour l’inviter ? Non. L’auth repose sur l’invitation + OTP.
OrbitraHub conserve-t-il les pièces ? Non après push : temporaire → connecteur → purge.
C’est un coffre-fort numérique ? Non. C’est un moteur de dossier connecté à votre ECM.
Le portail client (factures) et le Portail RH, c’est la même chose ? Non. Deux usages : espace client B2B vs dossier d’embauche.